آیا تا به حال به این فکر کرده اید که OneDrive چیست و چه کاربردی دارد؟
اگر هر یک از محصولات مایکروسافت را استفاده می کنید، احتمالاً نام OneDrive را شنیده اید. One Drive سرویسی مبتنی بر ابر است که مایکروسافت به تازگی آن را منتشر کرده تا به کاربرانش امکان ذخیره و اشتراک فایل هایشان را بدهد. چه برای کسب و کار از آن استفاده کنید و چه برای ذخیره سندهای شخصی تان، One Drive روشی آسان برای دسترسی به فایل ها و اشتراک آنها با سایر افراد از جمله همکارانتان است. بیایید با موستانگ همراه بشویم تا ببینیم OneDrive چیست و همچنین نگاهی بیندازیم به Personal OneDrive و OneDrive for Business و قابلیت های مختلف آنها.
Personal OneDrive
این همان OneDrive ای است که وقتی ویندوز 10 را بر روی کامپیوتر خود باز کنید، می بینید: وقتی که با حساب مایکروسافت خود وارد می شوید، One Drive شما آماده است و می توانید آن را در File Explorer ببینید. در کامپیوترهای مایکروسافت، One Drive گزینه پیش فرض برای ذخیره سندها و فایل ها است و در واقع با این کار می توان در استفاده از هارد صرفه جویی کرد. همانند بسیاری از سرویس های ذخیره سازی مبتنی بر ابر، اینجا نیز چندین گیگ رایگان دریافت خواهید کرد. در واقع، با نسخه رایگان OneDrive ، تا 5 گیگ دریافت کرده و اگر بخواهید تا 200 گیگ داشته باشید، باید هزینه ای را پرداخت کنید.
همچنین می توان با Microsoft 365 Home یا Personal plans ، فضایی تا 1TB از OneDrive را به صورت رایگان استفاده کرد و این بدان معنا است که همگام سازی و اشتراک اطلاعات بین سیستم های ویندوزی بسیار آسان می شود.
OneDrive for Business
یک سیستم مدیریت داده برای Microsoft 365 (پیشتر: Office 365) است و همانند یک چسب، تمامی سرویس های مایکروسافت آفیس را کنار هم نگه می دارد و این امکان را به کارمندان می دهد که سندها را به اشتراک گذاشته، پروژه ها را دنبال کرده، بطور خودکار داده ها را اضافه و محافظت کرده و بسیاری کار دیگر را انجام دهند. اگر به دنبال استفاده از Microsoft 365 در کسب و کار خود هستید، باید این را بدانید که داده های آن به احتمال زیاد توسط OneDrive مدیریت می شود.
چون OneDrive در بسیاری از سرویس های مایکروسافت حضور دارد، مرتباً به روز می شود، تقریباً چند هفته یکبار. (البته بهتر است بدانید که نسخه های ویندوز و MacOS جدا از هم به روز می شوند). امنیت، کلیدی ترین ویژگی ای است که مایکروسافت برای نسخه Business به آن توجه دارد.
پیشنهادهایی جذاب
هدف مایکروسافت این است که شما از OneDrive برای ذخیره و همگام سازی داده هایتان بر روی تمامی دستگاه ها استفاده کنید و به همین دلیل است که این برنامه را روی تمامی پلتفورم ها نصب کرده و یک ترابایت فضا به ازای هر ماشین به همراه یک اشتراک Office 365 نیز می دهد. اشتراک Office 365، یک ترابایت فضای ذخیره سازی برای 5 سیستم را فراهم می کند. (100 دلار در سال و یا 10 دلار در ماه، می تواند پیشنهاد جذابی باشد).
مایکروسافت می داند که شما هیچگاه نمی توانید با اسناد این فضا را پر کنید. اگرچه تقریبا ً می توان هر فایلی را در OneDrive ذخیره کرد. اتصال آن با ویندوز 10 و بسیاری از برنامه های دیگر، این اطمینان را به شما می دهد که فایل هایتان بطور خودکار پشتیبان گیری و همگام سازی شده و به راحتی در دسترس قرار دارند.
چرا از OneDrive استفاده کنیم؟
امروزه فضای ابر بیشتر به وسیله ای برای به اشتراک گذاری فایل ها و جا به جایی آنها از یک دستگاه به دستگاهی دیگر تبدیل شده است. با وجود اینکه قیمت فضای ذخیره سازی به مرور زمان مقرون به صرفه تر می شود، اما فضای ابر نیز کم کم به راه حلی جذاب برای نگهداری و پشتیبان گیری از داده ها تبدیل می گردد. یزرگترین فایده OneDrive، همگام سازی بین سیستم های مختلف و ارتباط با سرویس ها و برنامه هایی نظیر ویندوز، آفیس، و غیره است.
اگرچه OneDrive جذاب به نظر می رسد، اما نباید آن را به عنوان تنها گزینه برای پشتیبان گیری در نظر بگیرید. تصور کنید چه اتفاقی می افتد اگر یک کپی از داده دچار مشکل شود و شما هم به سایر پشتیبان ها دسترسی نداشته باشید. مثلاً درایوتان خراب شود، حسابتان در OneDrive هک شود و یا اینترنت نداشته باشید؟ این را همیشه از موستانگ به خاطر داشته باشید: برای حفظ امنیت داده ها، باید همیشه فایل های پشتیبان خود را در حالت به اصطلاح “1،2،3” نگهداری کنید: یعنی حداقل 3 کپی در 2 نوع رسانه که یکی از کپی ها لوکال و محلی نباشد. فضای ابر می تواند برای کپی خارجی در نظر گرفته شود، اما همچنان به یک نسخه محلی نیاز دارید.
استفاده از برنامه OneDrive در ویندوز 10
مایکروسافت برنامه ای برای OneDrive در ویندوز 10 نیز مهیا کرده است که همان قابلیت ها را دارد و تقریباً تجربه مشابهی با نسخه تحت وب را فراهم می کند. بنابرین می توانید برای ذخیره، حذف، نگهداری و اشتراک فایل ها از آن استفاده کنید. برای اشتراک فایل یا فولدر با OneDrive، بر روی آن راست کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه ” Share” را انتخاب کنید. همچنین می توانید افراد دیگر را با استفاده از یک لینک یا ایمیل دعوت کنید و کسانی که فایل ها و فولدرهایتان را به اشتراک می گذارند، مشاهده کنید. با کلیک بر روی آیکن افراد در نوار سمت چپ برنامه، می توانید همه فایل های اشتراکی خود را ببینید.
OneDrive در Cortana و Windows Search نیز ادغام می شود
Cortana ، منشی مجازی مایکروسافت، مدت زیادی است که در ویندوز 10 کار می کند. این منشی نه تنها می تواند سوالات را پاسخ دهد، بلکه وقتی ” Search my stuff” را انتخاب کنید، می تواند در فایل های شما جستجو کند، که این شامل فایل های OneDrive نیز می شود. در نهایت شما نیز می توانید به این فایل ها در نتایج جستجو دسترسی پیدا کنید. خوشبختانه، Cortana هم به دستورات صوتی و هم به ورودی های کیبورد که در نوار جستجو ویندوز وارد می کنید، پاسخ می دهد. همچنین می توان از نوار جستجو ویندوز هم برای پیدا کردن داده های Cortana استفاده کرد، تنها لازم است تا فایلی که می خواهید را جستجو کرده و بر روی تب ” Documents” کلیک کنید.
استفاده از برنامه Photos در ویندوز 10
آیا شما نیز مجموعه حجیمی از عکس هایتان را بر روی دستگاه های مختلف دخیره کرده اید؟ مایکروسافت برای این مسئله نیز راه حلی دارد. برنامه Photos ویندوز، از OneDrive برای تجمیع تمامی عکس های شما استفاده می کند. همچنین می تواند عکس های تکراری و مشابه را از کلکسیونتان حذف کرده، عکسهایتان را به صورت خودکار بهبود داده و بر مبنای مکان، زمان و افراد موجود در عکس ها، یک آلبوم درست کند. برای اینکه عکس های OneDrive خود را در Photos پیدا کنید، بر روی تب Folders در بالا کلیک کرده و گزینه ” Pictures” را پیدا کنید. در نهایت می توانید آیکن OneDrive را ببینید که بدین معنا است که عکس هایتان از آنجا بارگذاری می شوند. حتی یک نوار جستجو نیز وجود دارد که با استفاده از آن می توانید میان عکس های OneDrive خود جستجو کنید.
این قابلیت ها به صورت پیش فرض فعال هستند ولی می توان آنها را تنظیم و یا غیر فعال نمود (با بازکردن برنامه و انتخاب ” Settings” از نوار آن). وقتی که جادوی برنامه به پایان رسید، می توانید به راحتی عکس های خود را، که روی دستگاه های مختلف ذخیره کرده اید، با دوستانتان به اشتراک بگذارید. در صورت نصب نرم افزار OneDrive، می توانید هم بر روی اندروید و هم iOS ، این کار را انجام دهید.
OneDrive و آفیس
OneDrive طوری طراحی شده تا بتوان بر روی اسناد، از جمله اسناد آفیس، به صورت دورکاری و اشتراکی کار کرد (البته اگر Microsoft 365 را داشته باشید). می توانید فایل های ورد، اکسل یا پاورپوینت خود را در OneDrive ذخیره کرده و آنها را با هم گروهی های خود به اشتراک بگذارید (استفاده از دکمه ” Share” در نوار taskbar) هر کس که لینک را باز کند، به طور خودکار فایل را در Office web app و بر روی مرورگر خود باز می کند. از آن به بعد، چندین نفر می توانند به صورت همزمان بر روی فایل کار کنند، حتی اگر OneDrive نداشته باشند، و شما نیز می توانید به راحتی بر روی به روزرسانی ها نظارت داشته باشید.
اگر برای کارتان به سندی که بر روی OneDrive شخص دیگری قرار دارد نیاز داشته باشید، می توانید مستقیماً از فولدری که می خواهید آن شخص فایل را در آنجا آپلود نماید، یک لینک درخواست کنید. تنها لازم است تا گزینه ” Request Files” را برای شروع انتخاب کنید.
در مجموع می توان گفت که این قابلیت ها، OneDrive را به ابزاری کاربردی برای مدیریت اسناد در شرایط دورکاری، پروژه های تیمی مدرسه و دانشگاه و غیره تبدیل می نماید.
[*] اگر شما هم همانند موستانگ به تازه های دنیای تکنولوژی علاقه دارید، می توانید دیدگاهتان را در پایین همین مطلب نوشته و سری هم به سایر مطالب پادوک تازه ها بزنید.
[*] مرجع: سایت digitaltrends.com
یک مهندس کامپیوتر که می خواهد با موستانگ رویاهایش در دنیای فناوری اطلاعات بتازد…
